Fax over IP? Ja, vor allem firmenintern der Hit!

Auf Fax over IP setzen heute zunehmend mehr Unternehmen. FoIP (Fax over Internet-Protokoll) oder in Deutsch, die Internet-Telefonie, wird verstärkt genutzt. Für sie spricht die nicht unerhebliche Kosteneinsparung vor allem in Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterzahl und einer Vielzahl an internationalen Telefonaten und Faxen, da sie komplette ISDN-Leitungen durch die Nutzung von kostengünstigen Internetverbindungen ersetzen kann.

Doch der Reihe nach. Ein Telefonat gliedert sich grundsätzlich in drei Abschnitte, den Verbindungsaufbau, die Gesprächsübertragung und den Verbindungsabbau. Diese Kernelemente gelten ebenfalls für das Telefonieren per IP, sprich per Internet-Protokoll. Das gesprochene Wort eines Telefonates wird bei Voice over IP in digitalisierten Daten über die Internetverbindung transportiert. Bei Fax over IP verhält sich dies ebenso. Die Daten werden digitalisiert und in Datenpaketen an den oder die Empfänger gesendet. Nachdem bei Fax over IP (FoIP) genauso wie bei Voice over IP keine Telefonnummern wie bei einem analogen oder herkömmlichen Fax und Telefonat zum Einsatz kommen, braucht es aufgrund der Nutzung der Internetverbindungen die jeweilige IP-Adresse des Rechners oder Laptops desjenigen, der das Fax erhalten soll. IP-Rechneradressen ersetzen somit die Faxnummern. Unabhängig von der passenden Software. NetZ setzt dabei auf den Weltmarktführer Open Text und die dazugehörigen Open Text Faxserver.

Diese IP-Adressen müssen wiederum auf dem eigenen Open Text Faxserver hinterlegt sein. Damit nun der Sender eines Faxes, sprich der Mitarbeiter bzw. User weiß, welche IP-Adresse zu seinem Faxempfänger gehört, werden die IP-Adressen auf dem Open Text Faxserver mit einem Benutzernamen gespeichert. Möchte nun ein Mitarbeiter ein Fax per FoIP versenden, ermittelt sein Endgerät bzw. im Unternehmen der Verbindungsrechner, die jeweilige IP-Adresse des Empfängers über den angewählten Benutzernamen bei dessen Faxserver und baut die Verbindung über die Internetleitung auf.  Dies bedeutet jedoch auch, dass jedem Faxempfänger nur eine feste IP-Adresse zugeordnet werden kann.  Außer es wird mit mehreren Benutzernamen oder Zusätzen wie ‚intern‘ oder ‘extern‘ gearbeitet. Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter oder Kontakt per PC und auch per Laptop unterwegs ein Fax empfangen.

In Unternehmen wird deshalb das Fax over IP vor allem intern verwendet oder unter Einbindung von festen Kundenverbindungen oder Lieferanten. Es wäre zu aufwändig, externen Einzelpersonen einen Benutzernamen und deren IP-Adressen auf dem Faxserver zu hinterlegen. Für einen festen Adressaten- wie Mitarbeiterstamm hingegen, ist FoIP eine kostengünstige wie effiziente Methode, um im Zuge schneller Arbeitsprozesse und unter Kostenaspekten Faxe zu versenden. Dies wissen die Spezialisten von NetZ nur zu gut. Unternehmen, die dies nutzen, teilen somit ihren Mitarbeitern nicht nur eine feste IP-Rechneradresse, sondern zugleich einen Benutzernamen zu und führen damit den Faxverkehr über ihre Internetleitungen in ihrer Netzwerklandschaft zusammen. In der Regel steigen Firmen schrittweise von ISDN auf FoIP um. NetZ ist dabei der Experte an ihrer Seite!

Insgesamt betrachtet, fahren Unternehmen in der Regel zweigleisig, wissen die Open Text Faxserver Experten von NetZ zu berichten. Sie beziehen in ihre IT-Strukturen für interne Faxsendungen per Open Text und FoIP mit ein und nutzen für Faxe von und an Externe nach wie vor ebenfalls ihre Open Text Faxserver, um parallel über die ISDN-Telefonanlagen und –leitungen zugleich zu gehen, wobei es heutzutage bereits Telefonanlagen gibt, die beide Ports, nämlich den für ISDN und für VoIP bzw. FoIP integriert haben. Eine innovative Lösung, die auch sanfte Migration genannt wird und die vielleicht zuverlässigste.

Bei NetZ sind die Anforderungen an FoIP-Lösungen bestens bekannt. Unsere IT-Spezialisten kümmern sich um die entsprechende Leitungsdichte, damit ein schneller Faxein- und –ausgang gewährleistet ist, vor allem, wenn das Faxaufkommen gerade sehr hoch im Unternehmen ist.

Aus Sicht von NetZ kann FoIP eine langfristig günstige wie intelligente Komponente in der Netzwerkumgebung sein, die einerseits den Datentransport über die bestehende IP-Netzwerkstruktur vornimmt und andererseits zugleich die Faxübertragung der Media-Gateways der Telefonie zulässt, wenn Unternehmen auf beide Arten von Datenleitungen setzen. Für FoIP sollten IT-Abteilungen grundsätzlich vor der Einbindung ihre Fax-Karten entsprechend überprüfen, da Fax over IP gewisse Anforderungen an die Server-Hardware stellt, die sich demzufolge auch an das darunterliegende IP-Netzwerk richten. Wir beraten Sie gerne und unterstützen Sie in der Realisierung und Migration!