Fax – es lebe seine Auferstehung und das 10 Punkte-System!

„Kannst du das bitte schnell faxen?“, „Klar, kann ich. Nichts einfacher als das …!“ Eine tägliche Szene an einem normalen Durchschnittsarbeitsplatz. Intelligente Unternehmen hingegen nutzen das Fax 2012 entsprechend des 10 Punkte-Systems. Sie auch?

Fax 2012 – eine bekannte Technologie neu entdeckt. Gehören Sie mit dazu?

Punkt 1 – Per Fax immer und überall erreichbar. Das Fax ist seit Jahren ein sicheres Gerät für die Übermittlung sensitiver Daten, Rückbestätigungen von Einladungs-Zu- und Absagen, Bestellungen und sonstigen Mitteilungen. Die Sendebestätigung bestätigt die Seitenzahl, Datum, Uhrzeit und Empfängergerät. Sogar per Satelliten-Fax auf der Yacht unter freiem  Sternenhimmel auf dem weiten Ozean funktioniert die Technik. Ein Fakt, der sich auch in 2012 nicht verändert.

Punkt 2 – Das Fax ist eine fixe wie schnelle Form der Kommunikation. Vor allem leistungsstarke Geräte senden die Seiten so gut wie ohne Zeitverzögerung, unabhängig von welchem Erdteil aus und wohin. Vor allem Computerfaxe funktionieren ohne langes Eintüten eines Briefes in Sekundenschnelle und in hohen Empfängerbereichen von mehreren Tausenden genauso wie Einzelsendungen. Günstiger als ein Mailingbrief.

Punkt 3 – Ein Fax ist für jeden Mitarbeiter einfach und zügig zu Händeln bei einer hohen Verbindlichkeit. Umfragen in Unternehmen belegen, dass ein Fax eine andere Verbindlichkeit ausstrahlt als eine herkömmliche E-Mail gleichen Inhalts. Dabei spielt es für den Schreiber keine Rolle, ob er eine Mail verfasst oder eine Faxnummer in sein Adressfeld mit eingibt. Moderne Unified-Messaging-Lösungen ziehen sich automatisch die hinterlegten Empfängerdaten und füllen das Deckblatt wie von Zauberhand mit den vollständigen Empfängerdaten aus. Kein Mehraufwand – aber eine andere Wirkkraft beim Empfänger!

Punkt 4 – Faxen ist kostengünstig, vor allem bei Massensendungen. Während herkömmliche Unternehmen noch auf Briefsendungen setzen, nutzen intelligente Systeme bereits den Online-Faxversand, der ohne Zusatzkosten für Verpackung und damit einhergehenden Personalkosten auskommt. Sekundenschnell wird der gewählte Verteiler erreicht. Oft über eine Telefonflat bereits abgedeckt! Günstiger geht es nicht. Vor allem nicht, wenn Unternehmen eine Vielzahl an Rechnungen zu versenden haben.

Punkt 5 – Faxe sind jederzeit nachweis- und belegbar. Gibt es für E-Mail nicht unbedingt den Nachweis, dass diese auch den Empfänger erreicht hat, ist die Faxsendung dank des Sendeberichtes einwandfrei dokumentierbar. Während der Lese-Bestätigungsaufruf per Mail beim Empfänger eher ein leichtes Stöhnen, getreu dem Motto, „auch das noch“, hervorruft, funktioniert die Faxsendebestätigung automatisch. Dabei spielt es keine Rolle, ob per Hand über herkömmliche Geräte oder vom Desktop aus gefaxt wurde. Somit fast wie ein aufwändiges Einschreiben per Post nur wesentlich schneller, ressourcenschonender und günstiger!

Punkt 6 – Faxe haben in ihrer Beliebtheit nichts eingebüßt. Die schnelle wie sichere Art der Übermittlung samt Sendebestätigung – ein einfacher Vorgang, der beide Seiten, Empfänger wie Sender, aufgrund seiner Unkompliziertheit und einhergehenden Dokumentation überzeugt.

Punkt 7 – Faxe kommen definitiv an! Denn Faxe sind versus E-Mails nichts für Spamfilter, denn ihre Textbotschaft kann von diesen nicht identifiziert werden. Sie erreichen somit gegenüber vielen E-Mails immer ihren Adressaten. Hingegen landet ein Großteil an Mails im Spamfilter des Empfängers ohne diesen zu erreichen, geschweige denn gelesen zu werden. Ein Punkt, der nicht unterschätzt werden sollte!

Punkt 8 – Ein Fax kommt an - ohne Viren und Trojanern im Gepäck. Ein Aspekt, der im Zeitalter der Hackerangriffe und Mailattacken zunehmend mehr in den Vordergrund rückt. Eine Dokumentenübermittlung ohne Risiken und böse Überraschungen, die jede Firewall durchdringt!

Punkt 9 – Faxe sind up to date, da sie in jeder Umgebung integrierbar sind. Fax-Einsatz in Cloud-Lösungen? Selbstverständlich! Papierlos faxen vom E-Mail-Programm aus? Ja, sowie aus ERP-, CRM- und DMS-Lösungen heraus wie auch aus Office- und SAP-Anwendungen.

Punkt 10 – Faxe und der Sicherheitsaspekt: Sie sind so sicher wie rechtssicher! Faxe kommen ohne Zwischenspeicherung oder Abfangmechanismen aus. Von Versender zum Empfänger. Ein  Weg wie er direkter und sicherer nicht sein könnte. Faxe mit Signatur, die mit einem 2-dimensionalen Code versehen ist, macht Faxe rechtssicher. Er sorgt dafür, dass der gesendete Inhalt 1:1 beim Empfänger ankommt. Aktuelle Unified-Messaging-Lösungen unterstützen dies.

Ein Fax ist vielseitig, kostengünstig, sicher, oft unterschätzt, dabei überall integrierbar und damit auch 2012 weiterhin trendy.